25 de novembro de 2013

Como organizar um casamento - Design do efêmero

A experiência de organizar o casamento de minha filha serviu mais uma vez para utilizar a metodologia do design na solução de problemas complexos e com grande número de variáveis. Pelo fato da noiva ser designer, se casando com um designer, sendo eu um designer e a mãe dela também, isso não tornou minha tarefa mais difícil, como podem ter pensado alguns. Ao contrário, as coisas transcorreram sem atropelos e com poucos erros, graças à aplicação do “design thinking” como agora virou moda dizer.

O relato dessa experiência tem por objetivo ajudar aqueles que pretendem organizar um casamento tornar sua tarefa menos árdua e com certeza mais prazeirosa. Se o casamento virou uma indústria como pude constatar, nada melhor que realizar um projeto de design para o mesmo, seguindo a mesma metodologia que sempre defendemos ser a mais apropriada quando se deseja um resultado surpreendente emocionante com um custo aceitável.
Resumindo, os passos são os seguintes:
1. Mapa mental e visual do universo simbólico dos noivos
2. Lista e análise dos principais protagonistas e atores envolvidos.
3. Definição de data e local
4. Definição do conceito
5. Seleção da equipe técnica
6. Formação de repertório
7. Design gráfico e site
8. Fornecedores estratégicos a. Decoração b. Alimentos e bebidas c. Recepção e transporte d. Hospedagem e. Música f. Salão de beleza
9. Acompanhamento da produção
10. Realização
11. Pós-evento

Explicando melhor:
Um projeto de design começa pelo cliente, revelando suas necessidades e expectativas, desejos e possibilidades. Portanto, o primeiro passo foi tentar traduzir em textos e imagens aquilo com que o casal sonha. Uma ferramenta atual: o Pinterest

Segundo passo foi fazer a lista de convidados. Uma mais ampla e generosa e uma segunda com aquelas pessoas que estarão presentes, seja onde for à cerimônia. É em torno dessa segunda lista, menor, mais íntima, que a cerimônia deve ser pensada com um acréscimo de alguns outros nomes cuja presença é apenas provável. Ferramenta: Google docs.

Definir o local e data considerando as dificuldades estruturais e logísticas em cada escolha é o terceiro passo. Seis meses é um prazo razoável para organizar um casamento a contento e mais que um ano um pouco temerário. No meu caso particular foram 12 meses da data do noivado ao casamento, porém com o agravante de serem duas cerimônias, o casamento civil na França e o Religioso no Brasil. Foram dois eventos perfeitos em tudo, com uma providencial ajuda do tempo em dois inacreditáveis dias de céu azul e sem vento em duas cidades conhecidas por seu “temperamento” chuvoso: Lille e Florianópolis. Definir as datas das cerimônias deve levar em consideração a facilidade logística para os convidados que tiverem de viajar. Escolher feriados tem seus inconvenientes pelo incremento da demanda por voos e hospedagens e aumento das tarifas.

Quarto passo é definir um conceito para o casamento, entendido como um conjunto de escolhas estéticas e formais. Isso implicará em todas as decisões que vierem depois, da decoração a música. Conceito é diferente de “tema” como andam fazendo em aniversário de crianças. Conceito é pensar em um tempo e lugar, em imagens que ficarão para sempre na memória. No conceito está o repertório simbólico e iconográfico escolhido. O vestido da noiva é a expressão maior do conceito adotado. Formal ou informal? Tradicional ou transgressor? Aberto ou fechado? Cada resposta leva a decisões muito precisas, e sempre mais complicadas quanto mais radicais forem essas escolhas. O caminho do meio é o mais seguro, mais fácil, menos arriscado, porém o mais previsível e pouco surpreendente. Casamento ao ar livre é lindo nos filmes. Na vida real a possibilidade de dar zebra é sempre muito maior. Basta ver a quantidade de dias com temperatura amena, céu claro e sem vento existem em um ano. Garanta sempre um espaço protegido das intempéries caso o tempo não colabore.

O quinto passo é contratar uma “cerimonialista” como são chamadas as profissionais especializadas em organizar eventos, pois sem elas a dificuldade de encontrar fornecedores confiáveis será muito maior. O custo dessas profissionais é apenas aparentemente baixo, pois seus ganhos serão sempre acrescidos da comissão praticada em toda cadeia produtiva do casamento, embora neguem. A função destas pessoas é providenciar até três orçamentos para cada item de um casamento e fazer o acompanhamento da produção até o dia da cerimônia, indispensável sem elas.

O sexto passo é fazer repertório, assistindo casamentos no horário e nos locais escolhidos. Essa informação é preciosa para observar todos os detalhes de uma decoração, principalmente na hora de assinar os contratos com esses fornecedores, já acostumada a se saírem bem nos questionamentos posteriores, dadas a descrição genérica da natureza de suas atividades.

O sétimo passo é o design gráfico. Definir uma cor padrão, um monograma e suas aplicações, os impressos (convite, menu da festa, cartão agradecimento, etc) e um “hot-site” do casamento. Nesse site inclua a lista de sugestão de presentes, de preferência de lojas virtuais que transformam o objeto escolhido em dinheiro. Uma elegante forma de não impor uma escolha estética aos noivos e de contribuir financeiramente ao começo de vida a dois.

Escolher os fornecedores estratégicos e o oitavo passo. Todos oferecem um extenso cardápio de opções. Do serviço de Buffet ao fotógrafo, os melhores tem uma agenda já quase completa para os próximos dois anos. Em certos itens o barato sai caro. Veja os portfólios, compare os fornecedores, experimente, negocie. Essa é a parte mais demorada, que exige tempo e disposição. Um bom produto é também consequência de bons insumos e de serviços de qualidade dos fornecedores. Não delegue para a “cerimonialista” estas escolhas. A atuação dela começa após definir o que queremos, acompanhando a produção, até o encerramento da cerimônia e da festa de casamento. Porém, faça um “check-list” com todos os itens, prazos e custos, para monitorar o trabalho de produção.

A lista final de convidados confirmados deve estar concluída no máximo 30 dias antes do casamento. Neste período defina a ocupação das mesas na recepção, especificando os lugares de cada convidado, de preferência seguindo a velha fórmula francesa de um homem e uma mulher alternadamente. Esse trabalho de inteligência social é fundamental para o êxito de uma festa. Saber colocar na mesma mesa pessoas com interesses convergentes e capacidade de se comunicarem entre si depende do grau de conhecimento que temos sobre elas. Na dúvida use a intuição.

A alma de uma festa é a música. Contrate uma banda ou um DJ que toquem de tudo, sem preconceitos ou preferências únicas. O bacana é variar de ritmo estimulando e acompanhando a animação das pessoas. Coloque transporte alternativo para aqueles que exageram na bebida. Isso poderá evitar sentimento de culpa por algum acidente com convidados voltando da festa. Antes de ir embora controle o que foi consumido, quebrado ou que sobrou principalmente das bebidas finas. É ai que se escondem os gastos imprevistos.

Depois de tudo terminado as lembranças ficarão registradas nas fotos e vídeos do casamento. Portando não economize nesse item, contando apenas com os parentes e amigos para executarem esse trabalho. Um bom fotógrafo é capaz de captar os instantes que apenas os noivos detêm de sua dimensão emocional. Faça um álbum, edite os vídeos, guarde esses momentos com cuidado. Quanto mais o tempo passar maior valor sentimental te-rão. Reconheço que ficou um pouco longo esse texto. Meu propósito foi apenas ajudar quem tiver a árdua tarefa de organizar um casamento e não sabe por onde começar.

Em Florianópolis Recomendo: Styllu´s Buffet / La fête / Will Koetzler Fotógrafo / DJ Chisfestere. Não recomendo: Flora Betel